Rapportbouwer
De meeste exports in Exportelier beginnen bij iets waar je al naar kijkt: een issue, een board, een sprint. Een rapport werkt andersom: het is een opgeslagen object dat zijn eigen data benoemt. Je bouwt het één keer, en iedereen die het mag exporteren krijgt de actuele cijfers.
Een rapport bestaat uit precies twee dingen:
- Eén sjabloon — een gewoon designersjabloon. Er is geen apart "rapportsjabloon" en geen tweede designer.
- Eén of meer benoemde databronnen — elk een Jira-opgeslagen filter.
Componenten in het sjabloon worden vervolgens op naam aan een bron gekoppeld, zodat één rapport "Support-backlog" naast "Engineering-escalaties" in hetzelfde document kan tonen.
Special Reports: opgeslagen rapporten op het tabblad Dashboard.
Beginnen bij een Jira-dashboard
Je kunt een rapport vanaf nul bouwen — filters kiezen, rapportcomponenten plaatsen, elk koppelen — of beginnen bij een Jira-dashboard dat je al hebt.
Importeren vanuit een Jira-dashboard leest de configuratie van het dashboard en bouwt daar een gewoon rapport van. Het importeert wat een gadget ingesteld staat te tonen, niet een plaatje ervan, en het resultaat blijft daarna niet synchroon: de filtergegevens blijven live, maar opmaak en configuratie veranderen alleen wanneer je expliciet opnieuw importeert.
Waar rapporten leven
Rapporten hebben een eigen pagina in het Export Center, naast je exportweergaven. De lijst toont naam, beschrijving, aantal databronnen, sjabloon, scope, laatste wijziging en of het rapport beschikbaar is om te exporteren.
Iedereen die Exportelier kan gebruiken ziet de lijst. Wat je daar kunt doen hangt af van je rol.
Wie mag wat
| Actie | Sitebeheerder | Elke geauthenticeerde Jira-gebruiker |
|---|---|---|
| De rapportlijst bekijken | ✅ | ✅ |
| Een ingeschakeld rapport exporteren | ✅ | ✅ |
| Rapport aanmaken, bewerken, dupliceren, verwijderen | ✅ | — |
| De rapportdesigner openen | ✅ | — |
| Databronnen toevoegen of wijzigen | ✅ | — |
Beheeracties worden voor niet-beheerders niet alleen verborgen — de server weigert ze, dus de API rechtstreeks aanroepen helpt niet.
Een sitebeheerder kan een rapport bouwen uit elk filter dat hij ziet. Dat geeft niemand anders toegang. Elke export leest Jira opnieuw als de persoon die exporteert — zie resultaten per gebruiker.
Een rapport bouwen
De rapporteditor heeft vier onderdelen, in de volgorde waarin je ze gebruikt:
- Rapportdetails — naam, beschrijving, scope en of het rapport is ingeschakeld voor export.
- Databronnen — voeg elk opgeslagen filter toe en geef het een naam die binnen jouw organisatie hout snijdt. Zie Opgeslagen filters als databron.
- Designer — de vertrouwde visuele designer. Elk datacomponent krijgt een bronkiezer met jouw benoemde bronnen.
- Voorbeeld en export — controleer de koppeling en exporteer.
Een rapport kan niet worden opgeslagen zolang een component geen geldige databron heeft. De editor noemt de betreffende componenten in plaats van ze stilletjes aan de eerste de beste bron te koppelen.
Een bron die geen enkel component gebruikt is toegestaan — je wilt misschien een koppeling voorbereiden — maar de editor zegt het, en de uiteindelijke export ook.
Beginnen met het meegeleverde sjabloon
Nieuw rapport op basis van Dashboard Report Standard is de snelste weg. Het kopieert het meegeleverde systeemsjabloon naar een bewerkbaar sjabloon, vraagt om minstens één opgeslagen filter en vraagt daarna welke databron elk van de drie standaardgrafieken voedt.
Met één filter wordt dat antwoord voor je ingevuld. Met meerdere wordt niets geraden: het rapport kan pas worden aangemaakt als elke grafiek is toegewezen, want een verkeerd gekoppelde grafiek levert een rapport op dat er juist uitziet en het niet is.
Het meegeleverde systeemsjabloon zelf wordt nooit gewijzigd.
Een rapport exporteren
Rapportexports draaien altijd op de achtergrond, omdat meerdere filters lezen en een document renderen niet in één interactief verzoek past.
Voordat de taak begint, controleert een preflight elke databron en laat zien wat die aantrof — klaar, leeg of niet beschikbaar, met een schatting van het aantal issues en een waarschuwing wanneer een bron tegen de limiet per bron aanloopt. Daarna kies je PDF, Word (DOCX) of Markdown en start je de export.
Tijdens de uitvoering zie je eerlijke fasen — plannen, Jira-filters lezen, renderen, download voorbereiden — en kun je op elk moment annuleren. Rapportexports verschijnen in Actieve exports naast gewone exports, elk met de naam van het rapport erbij, en een lijst met recente rapportexports laat je een taak heropenen nadat je het dialoogvenster hebt gesloten.
Het uiteindelijke document meldt wat het werkelijk bevatte: hoeveel issues elke bron bijdroeg, waar een limiet het afkapte, en welke bronnen het rapport definieert zonder dat een component ze gebruikt.
Is een van de opgeslagen filters van het rapport niet voor jou beschikbaar, dan mislukt de export en wordt die bron met naam genoemd. Er wordt niet stilletjes een kleiner rapport gerenderd — een document waarin een databron ontbreekt ziet er precies zo uit als een volledig document.
Limieten
Rapporten hebben eigen plafonds: bronnen per rapport, issues per bron, rijen per tabel, enzovoort. Elk daarvan wordt op de server afgedwongen en in de uitvoer genoemd wanneer het daadwerkelijk iets afkapt. Zie de limietenreferentie.